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Case: Organização arquivo

Atualizado: 7 de Out de 2019



. Qual o problema

Uma empresa de diagnóstico de imagem havia sido vendida para outra administração. Com a efetivação da venda, a empresa vendedora precisava organizar seu arquivo de documentos para realizar a transação. Por ser uma empresa com muitos anos de atuação, o cliente mantinha uma residência inteira que servia apenas como arquivo, onde todos os cômodos eram ocupados com estantes, prateleiras e armários para acomodação dos papéis.


Era necessário organizar todas as áreas financeiras como: contábil, fiscal, financeira, pessoal e os livros-caixa. Muitos materiais, que já poderiam ser descartados, estavam misturados com documentos importantes e necessários para arquivamento posterior.


. Qual foi a solução

A Moresco foi contratada para fazer a triagem e análise dos materiais, organizar as caixas e identificá-las. Para facilitar a localização de qualquer documento, foram desenvolvidas planilhas de catalogação dos mesmos. Após esta primeira etapa, as caixas (em quantidade reduzida) foram deslocadas para um arquivo permanente.


. Resultado

As empresas que alugam os espaços para armazenamento de documentos, objetos e, inclusive móveis, cobram por volume. Logo, foram enviados apenas documentos extremamente necessários e essenciais, reduzindo papéis dispensáveis e, principalmente, o volume a ser cobrado.

Alguns documentos exigem certos cuidados como os do departamento pessoal, por exemplo, que necessitam 30 anos de arquivo; contábeis são de 5 a 10 anos, e livros-caixa necessitam até 50 anos de armazenamento. Cada documento possui uma periodicidade.


Este é apenas um exemplo de como a contabilidade pode auxiliar sua empresa nas mais diversificadas frentes. Quando vista como investimento, e não apenas uma obrigatoriedade, torna-se uma poderosa ferramenta de gestão.


Uma contabilidade exata é importante.

Mas uma gestão financeira deve ir além.

É preciso olhar através dos números.

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